Ausgangslage
Unser Kunde, ein internationales Luft- und Raumfahrtunternehmen, stand vor der Aufgabe, dass ein integrierter Teil der Organisation im Rahmen einer M&A-Transaktion veräussert werden sollte. Neben den organisatorischen, rechtlichen und finanziellen Fragestellungen war dem Kunden unklar, wie die beträchtlichen technischen Herausforderungen gelöst werden sollten.
Aufgrund der historischen Entwicklung unseres Kunden war die zu verkaufende Einheit technisch stark in den Rest des Unternehmens integriert. Das zentrale ERP-System SAP R3, sowie einige Umsysteme (inkl. Dokumenten- und Archivsystemen wie der SAP Content Server und Docuware), wurden von mehreren Einheiten gleichzeitig genutzt. Lizenzen und Verträge liefen über den Konzern. Daten wurden oft on-premise im unternehmenseigenen Rechenzentrum gehostet – neben Daten anderer Einheiten. Files wurden zentral abgelegt. Die Clients wurden durch Shared Services des Konzerns betrieben.
Zielsetzung
Im Rahmen eines IT Carve-outs galt es zuerst, die zu verkaufenden Unternehmensbestandteil technisch „auf ein eigenes Standbein zu stellen“ – also komplett vom Rest des Unternehmens zu trennen. Darauffolgend mussten alle relevanten Systeme, Daten, Services, Lizenzen und ein Teil der Infrastruktur an den Käufer übertragen werden – und gleichzeitig sichergestellt werden, dass das Business möglichst unterbruchsfrei weiterarbeiten konnte.
Auftrag & Rollen aucoma
aucoma hat in der Rolle als Experte für IT Carve-outs den kundenseitigen Stream Lead IT gecoached und damit einen wichtigen Beitrag zur Steuerung des Unterfangens geleistet.
In der Rolle als Projektleiter hat aucoma ausserdem den Carve-out planerisch und operativ geführt und ein Team von mehreren technischen Experten auf Applikations- und Infrastrukturseite geleitet.
aucoma ist durch den Verkäufer der Einheit beauftragt worden, hat aber immer im Sinne der Sache, und somit im Sinne von Verkäufer und Käufer derselben, beraten und gehandelt.
Vorgehen & Lieferobjekte aucoma
aucoma konnte die Erfahrung aus mehreren IT Carve-outs durch Anwendung bewährter Vorgehen und Methoden (siehe Beitrag Vorgehensempfehlung für IT Carve-outs) direkt wertbringend beim Kunden anwenden. Im Folgenden wird ein Überblick über die Arbeitspakete gegeben, welche aucoma gesteuert, geführt und wo immer möglich auch bei der operativen Umsetzung mitgearbeitet hat.
1. Unterstützung IT Due Dilligence
Bereits in der Vorphase des Projekts durfte aucoma das M&A-Team des Verkäufers dabei unterstützen, den IT-Annex des Verkaufsvertrags zu befüllen.
Hierzu wurde die bestehende IT-Landschaft in Zusammenarbeit mit den Nutzern und Betreibern im Detail analysiert. Resultat der Analyse war eine umfassende Darstellung aller relevanten Applikationen inkl. Add-ons und Schnittstellen, Lizenzen sowie der eingesetzten Infrastruktur (Netzwerkequipment, Clients, Server, …).
Die Analyseresultate wurden über das M&A-Team potentiellen Käufern der Einheit zur Verfügung gestellt, welche sich dadurch ein Bild der zu erwartenden Aufwände auf technischer Seite des Carve-outs machen konnten.
Die Analyseresultate wurden im weiteren Verlauf des Carve-outs durch weitere technische und organisatorische Details (z. Bsp. Namen der Applikationsexperten, Infos zu benötigten Anpassungen in Rebranding) angereichert.
2. Setup und Initialisierung des Carve-outs
Wie in jedem Projekt ist auch in einem Carve-out die Erstellung eines abgestimmten Projektauftrags inkl. klarer Definition des Projektumfangs elementar für den Erfolg desselben. Diesen galt es auf Basis von gezielt gestellten Fragen in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, und teilweise auch dem zukünftigen Besitzer der Einheit, zu erarbeiten:
- Ausgliederung: Wird die abzuspaltende Einheit bereits während dem Carve-out in eine eigenständige rechtliche Einheit übergehen?
- Rebranding: Müssen Applikationen und Outputs zu einem bestimmten Zeitpunkt auf die Käufermarke oder die neue rechtliche Einheit angepasst werden?
- Konsolidierung & Optimierung: Sollen im Rahmen des Projekts Prozesse optimiert werden? Oder Applikationen konsolidiert werden?
- Berechtigungen: Werden Anpassungen in den Systemberechtigungen der Nutzer der verkauften oder der verbleibenden Einheiten nötig sein?
- Rumpfwirtschaftsjahr: Muss das finanzielle Jahr der verkauften Einheit auf den Käufer angepasst werden?
- Und weitere…
Neben der Erstellung des Projektauftrags durften wir ausserdem den für die Umsetzung benötigten, externen Support über einen RfP (Request for Proposals) in Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung unseres Kunden beschaffen. Hierbei war unser bestehendes Netzwerk an Experten im SAP-Umfeld sehr hilfreich.
3. Leitung der Umsetzungsphase des Carve-outs
Während der Umsetzungsphase durfte die aucoma ein Team bestehend aus Mitarbeitern des Kunden und externen technischen Experten anleiten und folgende Arbeitspakete realisieren:
- «Soft-split»: Logische Trennung der Systeme, User und Files durch Schaffung neuer Fileshares und Anpassung von Berechtigungen
- Rebranding: Anpassung aller markenbezogenen Inhalte (Logos, Adressen, Bankkonten, …) in den Applikationen auf den Käufer
- Systemtrennungen: Schaffung einer eigenständigen Domäne mit allen relevanten Systembestandteilen, Daten und Usern. Dies beinhaltete unter anderem die Trennung des gemeinsam genutzten SAP ERP Systems R3 entlang Buchungskreisen, die Trennung der Dokumentenserver sowie die Anpassung aller Schnittstellen.
- (Test-)Migrationen: Durchführung mehrerer Testmigrationen, sowie einer erfolgreichen Produktivmigration basierend auf klar strukturierten Cut-over-Plänen. Dies beinhaltete in einem ersten Schritt die Migration in die neu geschaffene Domäne innerhalb der Umgebungsgrenzen des Verkäufers. In einem nächsten Schritt galt es, diese Domäne auf die Infrastruktur des Käufers zu migrieren.
- Bereinigung und Übergabe der Infrastruktur: Vorbereitung und Durchführung der Übergabe ausgewählter Clients, Server und Netzwerkinfrastruktur
4. Stakeholdermanagement
Durch die spezielle Kombination ansonsten vollständig voneinander getrennt agierenden Stakeholdergruppen von Käufer und Verkäufer stellt ein Carve-out besonders hohe Anforderungen an das Stakeholdermanagement.
Gemeistert werden konnten diese durch Sicherstellung einer hohen Transparenz auf allen Seiten, sowie einer permanenten engen Zusammenarbeit der Umsetzungsteams von Käufer und Verkäufer. Zentral war dabei immer die Fragestellung, welches Unternehmen welche Aktivitäten verantwortet, und wie der gemeinsam erstellte Plan im Detail umgesetzt wird.
ERFOLGSFAKTOREN IN IT CARVE-OUTS
> Enge Abstimmung
Die IT des Käufers und des Verkäufers sollten sich entlang des gesamten Projekts eng abstimmen.
> Klare Projektplanung
Arbeitspakete, Meilensteine, Rollen und Verantwortungen sind klar zu definieren. Der Status ist regelmässig zu reporten.
> Frühzeitige IT-Einbindung
Die IT sollte möglichst früh eingebunden werden um den Carve-out optimal vorbereiten zu können und Überraschungen bezüglich IT Kosten zu vermeiden.
> Transparenz & Informationsfluss
Alle Stakeholder sollten jederzeit wissen was läuft und was geplant ist um Unsicherheiten zu reduzieren und Abhängigkeiten ans Licht zu bringen.
> Nutzerfokus
Die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden sollten die Basis für alle Aktivitäten bilden um möglichst nachhaltige Resultate zu erzielen.
Wertebeitrag aucoma
aucoma konnte im Rahmen des Projekts folgenden Mehrwert erzielen:
- Transparenz bezüglich anstehender Herausforderungen und Aufwänden
- Vorausschauende Projektplanung dank Projektleitern mit mehrjähriger Erfahrung in M&A- und Migrationsprojekten in der IT
- Unterstützung bezüglich Fragestellungen zur Daten- und Informationssicherheit durch erfahrene Cyber Security Berater
- Planungssicherheit ermöglicht optimalen Ressourceneinsatz > minimale Friktionen und maximalen Nutzen
- Effiziente & fokussierte Projektdurchführung dank klar strukturierten und nutzerorientierten Vorgehens
- «Day One Readiness» – getrennte Systemlandschaft während ununterbrochene Businesskontinuität des operativen Geschäfts sichergestellt ist
Stehen Sie auch vor einer organisatorischen Veränderung mit Impact auf die IT in Ihrem Unternehmen? Dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren um gemeinsam mögliche Ansätze zu besprechen.
