Ausgangslage
Der Kunde in der Bauindustrie war damit konfrontiert, dass sein ERP-System (MS Dynamics AX), welches on-premise gehostet (nachfolgend on-prem genannt) wurde, sich dem Ende seines Lebenszyklus rapide näherte. Parallel zum ERP-System stand ein CRM-System im Einsatz, welches zwar bereits in die Cloud überführt wurde, jedoch prozesstechnisch nicht sauber in das ERP-System integriert war.
Zielsetzung
Zielsetzung des Kunden war, sein veraltetes on-prem ERP-System (MS Dynamics AX), im Greenfield-Approach durch ein modernes, cloud-basiertes MS Dynamics F&SCM-ERP-System abzulösen, und durch die parallele Einführung einer neuen Version des MS Dynamics-basierten CRM Systems sicherzustellen, dass ERP und CRM mit Hilfe der DualWrite-Technologie von Microsoft einwandfrei ineinander integriert sind.
Auftrag & Rollen aucoma
Vorbereitend auf die Einführung des MS Dynamics 365 (D365)-basierten CRM-Systems hat die aucoma die Verantwortung über folgende Arbeitspakete übernommen:
- Aufnahme und Analyse aller CRM-relevanten Geschäftsvorfälle und Ist-Prozesse
- Entwicklung von auf das Zielsystem abgestimmten Soll-Prozessen
- Ableitung von Anforderungen (in Form von User Stories)
- Leitung eines Projektteams bestehend aus internen und externen Mitarbeitern aus IT und Fachbereich
Vorgehen & Lieferobjekte aucoma
In Zusammenarbeit mit Vertretern der wichtigsten Rollen in den Bereichen Verkauf, Montage und After-Sales-Service hat aucoma auf Basis mehrerer selbst orchestrierter Workshops eine umfangreiche Dokumentation aller dazugehörigen Geschäftsvorfälle und Geschäftsprozesse erstellt.
Diese Dokumentation beinhaltete neben den Prozessschritten jeweils auch die beteiligten Rollen, benötigte Inputs, genutzte Ist-Systeme und stellte den Output jedes Prozesses klar verständlich dar.
Im Rahmen der Aufnahme der Ist-Prozesse konnten früh einige Verbesserungspotentiale identifiziert werden, welche in die Soll-Prozess-Entwicklung einfliessen sollten.
Neben diesen Potentialen waren bei der Soll-Prozess-Entwicklung die Berücksichtigung von Best Practices einerseits und der Anspruch, in Zukunft möglichst auf Medienbrüche zu verzichten andererseits von elementarer Bedeutung. Eine besondere Herausforderung stellte zudem die angestrebte enge Verzahnung der CRM- und ERP-Systeme über die Schnittstellentechnologie DualWrite dar, welche die beiden Systeme de facto zu einem System machte.
Auf Basis der Soll-Prozesse, sowie der im Rahmen der Entwicklung geführten Diskussionen, hat aucoma gemeinsam mit den Product Ownern und den technischen Experten die Anforderungen an das zukünftige CRM-System in Form von User Stories in Azure DevOps dokumentiert und mit Akzeptanzkriterien angereichert.
Was sich von einer guten Prozessdokumentation ableiten lässt
> Welche Anforderungen technische Lösungen erfüllen müssen.
> Wo bestehende Arbeitsweisen angepasst werden sollten.
> Welche Schulungen notwendig sind, um Mitarbeiter auf die neuen Abläufe vorzubereiten.
> Wer welche Berechtigungen benötigt.
Oft wird bei der Analyse von Ist-Prozessen sichtbar, wie unterschiedlich Unternehmensbereiche – z. B. verschiedene Standorte – arbeiten. Solche Erkenntnisse sind eine Chance, Prozesse zu harmonisieren und Synergien zu schaffen.
Ausserdem fallen ineffiziente Arbeitsabläufe (z. Bsp. durch das Ausdrucken eines Formulars durch die eine und das nachträgliche Einscannen desselben Formulars durch eine andere Abteilung) sofort auf und können optimiert werden.
Wertebeitrag aucoma
aucoma konnte auf Kundenseite folgenden Mehrwert erzielen:
- Schaffung von Transparenz in der Ausgangslage der geplanten Projekte
- Identifikation von Harmonisierungsbedarf in der Arbeitsweise verschiedener Standorte
- Sicherstellung der Vollständigkeit in der Prozessanalyse durch vorgängige Aufnahme der Geschäftsvorfälle mit dem Management
- Effiziente, zielgerichtete Erarbeitung wichtiger und für den Projekterfolg entscheidender Grundlagen in enger Zusammenarbeit mit kundenseitigen Experten
- Sicherstellung der technischen Realisierbarkeit der Soll-Prozesse und damit zusammenhängenden Anforderungen durch Einbindung und Führung technischer Experten
- Orchestrierung inkl. Moderation von Meetings und Workshop – und dabei Bildung einer wichtigen Brücke zwischen Business, IT und Management
Möchten Sie auch eine saubere Basis für Ihre digitale Transformation schaffen?
Dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren um gemeinsam mögliche Ansätze zu besprechen.
