Unser Kunde, ein internationales Luft- und Raumfahrtunternehmen, stand vor der Aufgabe, dass ein integrierter Teil der Organisation im Rahmen einer M&A-Transaktion veräussert werden sollte. Neben den organisatorischen, rechtlichen und finanziellen Fragestellungen war dem Kunden unklar, wie die beträchtlichen technischen Herausforderungen gelöst werden sollten.

Aufgrund der historischen Entwicklung unseres Kunden war die zu verkaufende Einheit technisch stark in den Rest des Unternehmens integriert. Das zentrale ERP-System SAP R3, sowie einige Umsysteme (inkl. Dokumenten- und Archivsystemen wie der SAP Content Server und Docuware), wurden von mehreren Einheiten gleichzeitig genutzt. Lizenzen und Verträge liefen über den Konzern. Daten wurden oft on-premise im unternehmenseigenen Rechenzentrum gehostet – neben Daten anderer Einheiten. Files wurden zentral abgelegt. Die Clients wurden durch Shared Services des Konzerns betrieben.

Zielsetzung

Im Rahmen eines IT Carve-outs galt es zuerst, die zu verkaufenden Unternehmensbestandteil technisch „auf ein eigenes Standbein zu stellen“ – also komplett vom Rest des Unternehmens zu trennen. Darauffolgend mussten alle relevanten Systeme, Daten, Services, Lizenzen und ein Teil der Infrastruktur an den Käufer übertragen werden – und gleichzeitig sichergestellt werden, dass das Business möglichst unterbruchsfrei weiterarbeiten konnte.

Auftrag & Rollen aucoma

aucoma hat in der Rolle als Experte für IT Carve-outs den kundenseitigen Stream Lead IT gecoached und damit einen wichtigen Beitrag zur Steuerung des Unterfangens geleistet.

In der Rolle als Projektleiter hat aucoma ausserdem den Carve-out planerisch und operativ geführt und ein Team von mehreren technischen Experten auf Applikations- und Infrastrukturseite geleitet.

aucoma ist durch den Verkäufer der Einheit beauftragt worden, hat aber immer im Sinne der Sache, und somit im Sinne von Verkäufer und Käufer derselben, beraten und gehandelt.

Vorgehen & Lieferobjekte aucoma

aucoma konnte die Erfahrung aus mehreren IT Carve-outs durch Anwendung bewährter Vorgehen und Methoden (siehe Beitrag Vorgehensempfehlung für IT Carve-outs) direkt wertbringend beim Kunden anwenden. Im Folgenden wird ein Überblick über die Arbeitspakete gegeben, welche aucoma gesteuert, geführt und wo immer möglich auch bei der operativen Umsetzung mitgearbeitet hat.

1. Unterstützung IT Due Dilligence

Bereits in der Vorphase des Projekts durfte aucoma das M&A-Team des Verkäufers dabei unterstützen, den IT-Annex des Verkaufsvertrags zu befüllen.
Hierzu wurde die bestehende IT-Landschaft in Zusammenarbeit mit den Nutzern und Betreibern im Detail analysiert. Resultat der Analyse war eine umfassende Darstellung aller relevanten Applikationen inkl. Add-ons und Schnittstellen, Lizenzen sowie der eingesetzten Infrastruktur (Netzwerkequipment, Clients, Server, …).
Die Analyseresultate wurden über das M&A-Team potentiellen Käufern der Einheit zur Verfügung gestellt, welche sich dadurch ein Bild der zu erwartenden Aufwände auf technischer Seite des Carve-outs machen konnten.
Die Analyseresultate wurden im weiteren Verlauf des Carve-outs durch weitere technische und organisatorische Details (z. Bsp. Namen der Applikationsexperten, Infos zu benötigten Anpassungen in Rebranding) angereichert.

2. Setup und Initialisierung des Carve-outs

Wie in jedem Projekt ist auch in einem Carve-out die Erstellung eines abgestimmten Projektauftrags inkl. klarer Definition des Projektumfangs elementar für den Erfolg desselben. Diesen galt es auf Basis von gezielt gestellten Fragen in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, und teilweise auch dem zukünftigen Besitzer der Einheit, zu erarbeiten:

• Ausgliederung: Wird die abzuspaltende Einheit bereits während dem Carve-out in eine eigenständige rechtliche Einheit übergehen?
• Rebranding: Müssen Applikationen und Outputs zu einem bestimmten Zeitpunkt auf die Käufermarke oder die neue rechtliche Einheit angepasst werden?
• Konsolidierung & Optimierung: Sollen im Rahmen des Projekts Prozesse optimiert werden? Oder Applikationen konsolidiert werden?
• Berechtigungen: Werden Anpassungen in den Systemberechtigungen der Nutzer der verkauften oder der verbleibenden Einheiten nötig sein?
• Rumpfwirtschaftsjahr: Muss das finanzielle Jahr der verkauften Einheit auf den Käufer angepasst werden?
• Und weitere…

Neben der Erstellung des Projektauftrags durften wir ausserdem den für die Umsetzung benötigten, externen Support über einen RfP (Request for Proposals) in Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung unseres Kunden beschaffen. Hierbei war unser bestehendes Netzwerk an Experten im SAP-Umfeld sehr hilfreich.

3. Leitung der Umsetzungsphase des Carve-outs

Während der Umsetzungsphase durfte die aucoma ein Team bestehend aus Mitarbeitern des Kunden und externen technischen Experten anleiten und folgende Arbeitspakete realisieren:

• «Soft-split»: Logische Trennung der Systeme, User und Files durch Schaffung neuer Fileshares und Anpassung von Berechtigungen
• Rebranding: Anpassung aller markenbezogenen Inhalte (Logos, Adressen, Bankkonten, …) in den Applikationen auf den Käufer
• Systemtrennungen: Schaffung einer eigenständigen Domäne mit allen relevanten Systembestandteilen, Daten und Usern. Dies beinhaltete unter anderem die Trennung des gemeinsam genutzten SAP ERP Systems R3 entlang Buchungskreisen, die Trennung der Dokumentenserver sowie die Anpassung aller Schnittstellen.
• (Test-)Migrationen: Durchführung mehrerer Testmigrationen, sowie einer erfolgreichen Produktivmigration basierend auf klar strukturierten Cut-over-Plänen. Dies beinhaltete in einem ersten Schritt die Migration in die neu geschaffene Domäne innerhalb der Umgebungsgrenzen des Verkäufers. In einem nächsten Schritt galt es, diese Domäne auf die Infrastruktur des Käufers zu migrieren.
• Bereinigung und Übergabe der Infrastruktur: Vorbereitung und Durchführung der Übergabe ausgewählter Clients, Server und Netzwerkinfrastruktur

4. Stakeholdermanagement

Durch die spezielle Kombination ansonsten vollständig voneinander getrennt agierenden Stakeholdergruppen von Käufer und Verkäufer stellt ein Carve-out besonders hohe Anforderungen an das Stakeholdermanagement.
Gemeistert werden konnten diese durch Sicherstellung einer hohen Transparenz auf allen Seiten, sowie einer permanenten engen Zusammenarbeit der Umsetzungsteams von Käufer und Verkäufer. Zentral war dabei immer die Fragestellung, welches Unternehmen welche Aktivitäten verantwortet, und wie der gemeinsam erstellte Plan im Detail umgesetzt wird.

ERFOLGSFAKTOREN IN IT CARVE-OUTS
> Enge Abstimmung
Die IT des Käufers und des Verkäufers sollten sich entlang des gesamten Projekts eng abstimmen.
> Klare Projektplanung
Arbeitspakete, Meilensteine, Rollen und Verantwortungen sind klar zu definieren. Der Status ist regelmässig zu reporten.
> Frühzeitige IT-Einbindung
Die IT sollte möglichst früh eingebunden werden um den Carve-out optimal vorbereiten zu können und Überraschungen bezüglich IT Kosten zu vermeiden.
> Transparenz & Informationsfluss
Alle Stakeholder sollten jederzeit wissen was läuft und was geplant ist um Unsicherheiten zu reduzieren und Abhängigkeiten ans Licht zu bringen.
> Nutzerfokus
Die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden sollten die Basis für alle Aktivitäten bilden um möglichst nachhaltige Resultate zu erzielen.

Wertebeitrag aucoma

aucoma konnte im Rahmen des Projekts folgenden Mehrwert erzielen:

• Transparenz bezüglich anstehender Herausforderungen und Aufwänden
• Vorausschauende Projektplanung dank Projektleitern mit mehrjähriger Erfahrung in M&A- und Migrationsprojekten in der IT
• Unterstützung bezüglich Fragestellungen zur Daten- und Informationssicherheit durch erfahrene Cyber Security Berater
• Planungssicherheit ermöglicht optimalen Ressourceneinsatz > minimale Friktionen und maximalen Nutzen
• Effiziente & fokussierte Projektdurchführung dank klar strukturierten und nutzerorientierten Vorgehens
• «Day One Readiness» – getrennte Systemlandschaft während ununterbrochene Businesskontinuität des operativen Geschäfts sichergestellt ist

Stehen Sie auch vor einer organisatorischen Veränderung mit Impact auf die IT in Ihrem Unternehmen? Dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren um gemeinsam mögliche Ansätze zu besprechen.

Der Beitrag Projektleitung eines IT Carve-outs für ein internationales Unternehmen in der Luft- und Raumfahrt-Branche erschien zuerst auf aucoma.

Als Bestandteil eines übergelagerten, fachübergreifenden M&A Projekts muss sich ein IT Carve-out an den folgenden Phasen & Meilensteinen orientieren:

• Signing: Zeitpunkt, an welchem der Käufer per Vertragsunterzeichnung die rechtliche Grundlage für den Carve-out schafft.
• Closing & Day One: Moment, an welchem der Unternehmensteil rechtlich an das neue Unternehmen übergeht und ab «Day One» als eigenes Unternehmen agiert.
• Cutting/“Exit of TSA“: Abschluss der Transition (TSA-)Phase und des Carve-out Projekts.

Die aucoma zählt hierbei auf folgendes, über mehrere IT Carve-outs erprobtes Vorgehen:

Projektinitialisierung

Damit nach dem Signing keine Zeit verloren geht, sind die Rahmenbedingungen des IT Carve-outs vorab festzulegen. Dazu gehören folgende Arbeitspakete:

• Klärung der Grundanforderungen
  • Ausgliederung: Wird die abzuspaltende Einheit während dem Carve-out in eine eigenständige rechtliche Einheit übergehen?
  • Rebranding: Müssen Applikationen und Outputs zu einem bestimmten Zeitpunkt auf die Käufermarke oder die neue rechtliche Einheit angepasst werden?
  • Konsolidierung & Optimierung: Sollen im Rahmen des Projekts Prozesse optimiert werden? Oder Applikationen konsolidiert werden?
  • Berechtigungen: Werden Anpassungen in den Systemberechtigungen der Nutzer der verkauften oder der verbleibenden Einheiten nötig sein?
  • Rumpfwirtschaftsjahr: Muss das finanzielle Jahr der verkauften Einheit auf den Käufer angepasst werden?
• Erarbeitung Projektauftrag
  • Definition von Zielen, Scope, Vorgehen und Organisation des IT Carve-outs
  • Analyse der rechtlichen und regulatorischen Vorgaben, der Stakeholder, und der Risiken
  • Klärung der Abhängigkeiten zu anderen Bereichen des Carve-outs (z. Bsp. Finanzen, HR) sowie anderen laufenden und geplanten Projekten im Unternehmen
• Ressourcenplanung
  • Organisation der internen IT Ressourcen
  • Beschaffung der externen IT Ressourcen inkl. den Migrationspartnern
• Projektfreigabe
  • Freigabe des Projektauftrags inkl. Projektbudgets

Durch die frühzeitige Involvierung der IT kann sichergestellt werden, dass es später zu keinen Überraschungen bezüglich Kosten und Vorlaufzeiten kommt und dass diese im Verkaufsvertrag mit beachtet werden können.

Nutzerorientierte Analyse

Im Kern jedes IT Carve-outs stehen die Anforderungen der zukünftigen Nutzer. Deshalb ist es unverzichtbar, die bestehende Applikationslandschaft in enger Zusammenarbeit mit genau diesen zu analysieren:

• Applikationsumfang: Welche Applikationen werden aktuell genutzt? Und welche auch in Zukunft noch benötigt?
• Trennbedarf: Nutzen auch weitere Unternehmensbestandteile dieselben Applikationen? Sind die Daten durchmischt? Sind die Nutzer über Berechtigungen voneinander getrennt?
• Rebranding: Welche Applikationen, Formulare und weiteren Inhalte müssten im Falle eines Rebrandings angepasst werden? Wieso?
• Infrastruktur: Was sind die Anforderungen an die Zielinfrastruktur? Wo werden z. Bsp. Lizenzserver oder spezielle Clients, Drucker, Scanner oder Terminals benötigt?

Je mehr dieser Fragen beantwortet werden können, desto deutlicher wird das Bild der durchzuführenden Trennungs- und Anpassungsarbeiten – und desto genauer kann der Rest des Projekts geplant werden.

System- und Datentrennung

Noch vor dem Closing muss sichergestellt werden, dass alle gemeinsam genutzten Systeme logisch voneinander getrennt werden. Ab «Day One» dürfen die Mitarbeiter des abgetrennten Unternehmensteils keinen Zugriff auf Daten der verbleibenden Unternehmensteile mehr haben – und umgekehrt. Die Priorität liegt hierbei bei der Trennung der Kernsysteme, wie z. Bsp. des ERP-Systems. Im Falle von SAP kann der Unternehmensteil z. Bsp. in einen eigenen SAP Mandanten oder Buchungskreis migriert werden – oder es kann reichen, die Berechtigungen anzupassen.

(Daten-)Exportvorbereitung, -planung und -test

Parallel zur System- und Datentrennung sollte die Übergabe der relevanten Applikationen, Daten und Files an den Käufer vorbereitet werden. Dazu sollte vorab geklärt werden, wie die Ziellandschaft des Käufers aussieht – und in welchem Format er die Daten benötigt. Danach bewährt sich ein Vorgehen in mehreren Iterationen, nach welchem pro Applikation ein Cut-over Plan erstellt und mittels eines Migrationstests überprüft wird. Die Cut-over Pläne der einzelnen Applikationen werden, unter Beachtung der Schnittstellen und der Anforderungen des Käufers, in einem applikationsübergreifenden Cut-over Plan zusammengefasst.

Migration & Support

Abschliessend werden die Applikationen, Daten und Files entlang des Cut-over Plans bis zum Ende der Transition (TSA-) Phase dem Käufer übergeben und der Käufer, falls entsprechend vertraglich vereinbart, dabei unterstützt, seine IT Umgebung aufzubauen/zu erweitern.

aucoma SUSTAINABLE CONSULTING unterstützt Sie optimal in technischen und betriebswirtschaftlichen Belangen von Carve-outs. Unsere Expertise gründet auf zahlreichen, erfolgreich geführten Carve-outs im Erfahrungsschatz unserer Consultants.

Bei Interesse erfahren Sie mehr über die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren in einem IT Carve-out in unserem ersten Beitrag.

Quellen
Leimeister, S.; Leimeister, J. M. & Krcmar, H. (2008): Erfolgsfaktoren für die systematische Durchführung von IT Carve Outs – Eine explorative Untersuchung. In: Proceedings of Multikonferenz Wirtschaftsinformatik (MKWI), München.

Der Beitrag IT Carve-outs – Vorgehensempfehlung erschien zuerst auf aucoma.

Carve-outs sind aus mehreren Gesichtspunkten komplex. Je stärker der herauszulösende Geschäftsbereich integriert ist, desto schwieriger wird es, diesen in eine eigenständige, marktfähige Einheit zu transformieren. Neben organisatorischen, rechtlichen und finanziellen Herausforderungen müssen unzählige technische Fragestellungen gelöst werden. Und das, ohne dabei das Tagesgeschäft zu behindern. Die «Day One Readiness», also die ununterbrochene Businesskontinuität des operativen Geschäfts während des Übergangs in die neue Einheit steht an oberster Stelle – und hängt nicht zuletzt von einer erfolgreichen Vorbereitung der IT Landschaft ab.

Herausforderungen

Carve-outs müssen oft unter hohem Zeit- und Erfolgsdruck und mit wenig Vorlaufzeit durchgeführt werden. Termine werden durch den M&A-Transaktionsprozess vorgegeben und sind kaum beeinfluss- oder gar aufschiebbar – und Misserfolg ist keine Option. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Mitarbeitenden, welche oft aus laufenden Aktivitäten und anderen Projekten kurzfristig abgezogen werden müssen. Und die Erfahrung mit Carve-out Projekten ist in vielen Unternehmen limitiert – dabei wäre das Projektteam besonders auf diese Erfahrung angewiesen, während es sich in einem hoch emotionalen und komplexen Umfeld bewegt.

Die IT-Separation ist eine «Operation am offenen Herzen», die Trennung der IT-Landschaft mit Infrastruktur und Applikationen während der Unternehmensbetrieb störungsfrei weiterlaufen muss – nicht selten erschwert durch hoch dynamische und unsichere Umstände.

Es ist nicht unbegründet, dass der IT Part eines Carve-outs bis zu 50% der Kosten des Gesamtprojekts ausmachen kann.

Kernaufgaben

In einem IT Carve-out sollten die Bereiche Infrastruktur und Applikationen getrennt voneinander analysiert werden, da diese, trotz Abhängigkeiten, spezifisch behandelt werden müssen. Organisatorisch ist zu empfehlen, für Infrastruktur und Applikationen jeweils separate Projektstreams vorzusehen.

Folgende Kernaufgaben müssen typischerweise im Bereich IT Infrastruktur erledigt werden:

• Trennung der Netzwerke (LAN/WAN)
• Trennung der Telefonie – bei VoIP-Anlagen in Abstimmung mit der Netzwerktrennung
• Umstellung/Übergabe/Rückbau der Clients/Arbeitsplätze
• Logische und/oder physische Trennung der Applikations-, Datenbank- und File-Server
• Austausch und/oder Anpassung von Druckern
• Austausch und /oder Anpassung von Email-Servern (Signaturanpassungen, Weiterleitungen)
• Einrichtung von gesicherten Kanälen für die Datenübertragung an den Käufer
• Vorbereitung eines Parallelbetriebs während der Übergangsphase («TSA-Phase»)
• Ggf. Unterstützung der Käufer-IT beim Aufbau der Zielinfrastruktur

Folgende Kernaufgaben müssen typischerweise im Bereich IT Applikationen erledigt werden:

• Identifikation und Analyse der für den abzuspaltenden Unternehmensbereich relevanten Applikationen
• Trennung bzw. Anpassung von Berechtigungen auf bisher gemeinsam genutzten, partiell lokal verwalteten, Anwendungen
• Trennung von ERP/SAP-Systemen inkl. Stamm- und Bewegungsdaten
• Anpassung von Schnittstellen
• Vorbereitung und Durchführung von zeitkritischen Datenextraktionen und -transfers an die Käuferschaft
• Anpassung von Formularen – ggf. inkl. Rebranding
• Ggf. Unterstützung der Käufer-IT beim Aufbau der Applikationslandschaft

Erfolgsfaktoren IT Carve-out

Folgende 5 Faktoren erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Carve-outs:

1. Nutzerfokus
   Wie in jedem IT-Projekt sollten auch in einem Carve-out die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden – inkl. der Mitarbeitenden/Nutzer – im Zentrum stehen. Nur so kann sichergestellt werden, dass der abzuspaltende Unternehmensteil auch aus IT-Sicht nachhaltig aufgestellt und die Trennung erfolgreich ist.
2. Transparenz und Informationsfluss
   Die betroffenen Mitarbeitenden sowie die anderen Teilprojekte des Carve-outs sollten jederzeit wissen, was läuft und was geplant ist, um Unsicherheiten maximal möglich zu reduzieren und Abhängigkeiten ans Licht zu bringen.
3. Frühzeitige IT-Einbindung
   Die IT sollte bereits in den Vertragsverhandlungen eingebunden werden, um nachträgliche Überraschungen bezüglich IT Kosten zu vermeiden und um der IT eine optimale Vorbereitung für den Carve-out zu ermöglichen.
4. Klare Projektplanung & regelmässiges Reporting
   Arbeitspakete, Meilensteine, Rollen und Verantwortungen sind klar zu definieren. Der Status ist regelmässig zu reporten.
5. Enge Abstimmung
   Die IT des Käufers und des Verkäufers sollten sich entlang des gesamten Projekts eng abstimmen. Nur so kann Klarheit bezüglich Ausgangslage, Zielbild und weiteren Fragestellungen geschaffen werden.

aucoma SUSTAINABLE CONSULTING unterstützt Sie optimal in technischen und betriebswirtschaftlichen Belangen von Carve-outs. Unsere Expertise gründet auf zahlreichen, erfolgreich geführten Carve-outs im Erfahrungsschatz unserer Consultants.

Bei Interesse erfahren Sie mehr über das Vorgehen in einem IT Carve-out in unserem zweiten Beitrag.

Quellen
Leimeister, S.; Leimeister, J. M. & Krcmar, H. (2008): Erfolgsfaktoren für die systematische Durchführung von IT Carve Outs – Eine explorative Untersuchung.
In: Proceedings of Multikonferenz Wirtschaftsinformatik (MKWI), München.

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