Aus unterschiedlichsten Gründen gibt es jedoch immer wieder Projekte, welche nicht in der vorgesehenen Art und Weise verlaufen. Interne wie externe Faktoren führen zu Missverständnissen, personellen Problemen, technischen Issues, Verzögerungen oder sonstigen das Projekt gefährdenden negativen Einflüssen, welche sowohl Projektführung als auch -steuerung vor unbeantwortbare Fragen stellen.

Sicht von aussen

Würde in einer solchen Situation eine neutrale Sicht von aussen helfen? Unsere Erfahrung zeigt, dass in vielen Fällen genau dies zu einem Durchbruch verhilft. Hierbei wirken verschiedene Faktoren positiv, die nur eine neutrale Unterstützung von aussen gewähren kann:

• Unbelastete Herangehensweise
• Neutrale Fragestellungen
• Klares Zeichen, dass nicht alles gemäss Plan verläuft – damit indirekt ein starkes Signal, dass man die Situation ernst nimmt und etwas verbessern will

Nachhaltiger Mehrwert

Ein neutral durchgeführtes Projekt-Assessment bietet eine 360 Grad Sicht auf das Projekt, indem es die drei Hauptpfeiler Personen, Prozesse sowie Systeme näher beleuchtet – und dem Auftraggeber für den weiteren Verlauf Optionen aufzeigt und klare Handlungsanweisungen übermittelt.

Personen

Die Mitarbeitenden resp. das Projektteam bilden das wichtigste Rückgrat für das Gelingen. Entscheidend sind

• Verfügbarkeit
• Motivation & Engagement
• Knowhow

Prozesse

Das Projekt selbst und in aller Regel auch das Ergebnis resp. Produkt des Projekts beinhalten eine Vielzahl an Prozessen oder definierten Abläufen resp. Vorgehensweisen inkl. Verhaltensweisen. Entscheidend sind

• Verständnis
• Transparenz
• Durchgängigkeit

in diesen Abläufen – nur so kann ein nachhaltig positiv wirkendes Ergebnis erzielt werden.

Systeme

In der heutigen digitalisierten, automatisierten Welt ist das Verständnis für die Systeme und Lösungen sowie deren Zusammenspiel von zentraler Bedeutung. Spielen in einem Projekt digitale Lösungen und automatisierte Systeme eine Rolle – wovon wir für praktisch jedes Vorhaben heute ausgehen dürfen und müssen – dann sind folgende Punkte entscheidend:

• Abdeckungsgrad
• Funktionsfähigkeit / Testzustand
• Reifegrad

Ein Projekt-Assessment bringt zu allen entscheidenden Punkten die Situation zum Vorschein – und stellt dem Auftraggeber Optionen und Handlungsempfehlungen zur Verfügung, welche der Organisation insgesamt einen wichtigen Insight und Input auch für alle weiteren Projekte liefern sollten.

Der Beitrag Projekt-Assessment erschien zuerst auf aucoma.

Als Bestandteil eines übergelagerten, fachübergreifenden M&A Projekts muss sich ein IT Carve-out an den folgenden Phasen & Meilensteinen orientieren:

• Signing: Zeitpunkt, an welchem der Käufer per Vertragsunterzeichnung die rechtliche Grundlage für den Carve-out schafft.
• Closing & Day One: Moment, an welchem der Unternehmensteil rechtlich an das neue Unternehmen übergeht und ab «Day One» als eigenes Unternehmen agiert.
• Cutting/“Exit of TSA“: Abschluss der Transition (TSA-)Phase und des Carve-out Projekts.

Die aucoma zählt hierbei auf folgendes, über mehrere IT Carve-outs erprobtes Vorgehen:

Projektinitialisierung

Damit nach dem Signing keine Zeit verloren geht, sind die Rahmenbedingungen des IT Carve-outs vorab festzulegen. Dazu gehören folgende Arbeitspakete:

• Klärung der Grundanforderungen
  • Ausgliederung: Wird die abzuspaltende Einheit während dem Carve-out in eine eigenständige rechtliche Einheit übergehen?
  • Rebranding: Müssen Applikationen und Outputs zu einem bestimmten Zeitpunkt auf die Käufermarke oder die neue rechtliche Einheit angepasst werden?
  • Konsolidierung & Optimierung: Sollen im Rahmen des Projekts Prozesse optimiert werden? Oder Applikationen konsolidiert werden?
  • Berechtigungen: Werden Anpassungen in den Systemberechtigungen der Nutzer der verkauften oder der verbleibenden Einheiten nötig sein?
  • Rumpfwirtschaftsjahr: Muss das finanzielle Jahr der verkauften Einheit auf den Käufer angepasst werden?
• Erarbeitung Projektauftrag
  • Definition von Zielen, Scope, Vorgehen und Organisation des IT Carve-outs
  • Analyse der rechtlichen und regulatorischen Vorgaben, der Stakeholder, und der Risiken
  • Klärung der Abhängigkeiten zu anderen Bereichen des Carve-outs (z. Bsp. Finanzen, HR) sowie anderen laufenden und geplanten Projekten im Unternehmen
• Ressourcenplanung
  • Organisation der internen IT Ressourcen
  • Beschaffung der externen IT Ressourcen inkl. den Migrationspartnern
• Projektfreigabe
  • Freigabe des Projektauftrags inkl. Projektbudgets

Durch die frühzeitige Involvierung der IT kann sichergestellt werden, dass es später zu keinen Überraschungen bezüglich Kosten und Vorlaufzeiten kommt und dass diese im Verkaufsvertrag mit beachtet werden können.

Nutzerorientierte Analyse

Im Kern jedes IT Carve-outs stehen die Anforderungen der zukünftigen Nutzer. Deshalb ist es unverzichtbar, die bestehende Applikationslandschaft in enger Zusammenarbeit mit genau diesen zu analysieren:

• Applikationsumfang: Welche Applikationen werden aktuell genutzt? Und welche auch in Zukunft noch benötigt?
• Trennbedarf: Nutzen auch weitere Unternehmensbestandteile dieselben Applikationen? Sind die Daten durchmischt? Sind die Nutzer über Berechtigungen voneinander getrennt?
• Rebranding: Welche Applikationen, Formulare und weiteren Inhalte müssten im Falle eines Rebrandings angepasst werden? Wieso?
• Infrastruktur: Was sind die Anforderungen an die Zielinfrastruktur? Wo werden z. Bsp. Lizenzserver oder spezielle Clients, Drucker, Scanner oder Terminals benötigt?

Je mehr dieser Fragen beantwortet werden können, desto deutlicher wird das Bild der durchzuführenden Trennungs- und Anpassungsarbeiten – und desto genauer kann der Rest des Projekts geplant werden.

System- und Datentrennung

Noch vor dem Closing muss sichergestellt werden, dass alle gemeinsam genutzten Systeme logisch voneinander getrennt werden. Ab «Day One» dürfen die Mitarbeiter des abgetrennten Unternehmensteils keinen Zugriff auf Daten der verbleibenden Unternehmensteile mehr haben – und umgekehrt. Die Priorität liegt hierbei bei der Trennung der Kernsysteme, wie z. Bsp. des ERP-Systems. Im Falle von SAP kann der Unternehmensteil z. Bsp. in einen eigenen SAP Mandanten oder Buchungskreis migriert werden – oder es kann reichen, die Berechtigungen anzupassen.

(Daten-)Exportvorbereitung, -planung und -test

Parallel zur System- und Datentrennung sollte die Übergabe der relevanten Applikationen, Daten und Files an den Käufer vorbereitet werden. Dazu sollte vorab geklärt werden, wie die Ziellandschaft des Käufers aussieht – und in welchem Format er die Daten benötigt. Danach bewährt sich ein Vorgehen in mehreren Iterationen, nach welchem pro Applikation ein Cut-over Plan erstellt und mittels eines Migrationstests überprüft wird. Die Cut-over Pläne der einzelnen Applikationen werden, unter Beachtung der Schnittstellen und der Anforderungen des Käufers, in einem applikationsübergreifenden Cut-over Plan zusammengefasst.

Migration & Support

Abschliessend werden die Applikationen, Daten und Files entlang des Cut-over Plans bis zum Ende der Transition (TSA-) Phase dem Käufer übergeben und der Käufer, falls entsprechend vertraglich vereinbart, dabei unterstützt, seine IT Umgebung aufzubauen/zu erweitern.

aucoma SUSTAINABLE CONSULTING unterstützt Sie optimal in technischen und betriebswirtschaftlichen Belangen von Carve-outs. Unsere Expertise gründet auf zahlreichen, erfolgreich geführten Carve-outs im Erfahrungsschatz unserer Consultants.

Bei Interesse erfahren Sie mehr über die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren in einem IT Carve-out in unserem ersten Beitrag.

Quellen
Leimeister, S.; Leimeister, J. M. & Krcmar, H. (2008): Erfolgsfaktoren für die systematische Durchführung von IT Carve Outs – Eine explorative Untersuchung. In: Proceedings of Multikonferenz Wirtschaftsinformatik (MKWI), München.

Der Beitrag IT Carve-outs – Vorgehensempfehlung erschien zuerst auf aucoma.

Carve-outs sind aus mehreren Gesichtspunkten komplex. Je stärker der herauszulösende Geschäftsbereich integriert ist, desto schwieriger wird es, diesen in eine eigenständige, marktfähige Einheit zu transformieren. Neben organisatorischen, rechtlichen und finanziellen Herausforderungen müssen unzählige technische Fragestellungen gelöst werden. Und das, ohne dabei das Tagesgeschäft zu behindern. Die «Day One Readiness», also die ununterbrochene Businesskontinuität des operativen Geschäfts während des Übergangs in die neue Einheit steht an oberster Stelle – und hängt nicht zuletzt von einer erfolgreichen Vorbereitung der IT Landschaft ab.

Herausforderungen

Carve-outs müssen oft unter hohem Zeit- und Erfolgsdruck und mit wenig Vorlaufzeit durchgeführt werden. Termine werden durch den M&A-Transaktionsprozess vorgegeben und sind kaum beeinfluss- oder gar aufschiebbar – und Misserfolg ist keine Option. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Mitarbeitenden, welche oft aus laufenden Aktivitäten und anderen Projekten kurzfristig abgezogen werden müssen. Und die Erfahrung mit Carve-out Projekten ist in vielen Unternehmen limitiert – dabei wäre das Projektteam besonders auf diese Erfahrung angewiesen, während es sich in einem hoch emotionalen und komplexen Umfeld bewegt.

Die IT-Separation ist eine «Operation am offenen Herzen», die Trennung der IT-Landschaft mit Infrastruktur und Applikationen während der Unternehmensbetrieb störungsfrei weiterlaufen muss – nicht selten erschwert durch hoch dynamische und unsichere Umstände.

Es ist nicht unbegründet, dass der IT Part eines Carve-outs bis zu 50% der Kosten des Gesamtprojekts ausmachen kann.

Kernaufgaben

In einem IT Carve-out sollten die Bereiche Infrastruktur und Applikationen getrennt voneinander analysiert werden, da diese, trotz Abhängigkeiten, spezifisch behandelt werden müssen. Organisatorisch ist zu empfehlen, für Infrastruktur und Applikationen jeweils separate Projektstreams vorzusehen.

Folgende Kernaufgaben müssen typischerweise im Bereich IT Infrastruktur erledigt werden:

• Trennung der Netzwerke (LAN/WAN)
• Trennung der Telefonie – bei VoIP-Anlagen in Abstimmung mit der Netzwerktrennung
• Umstellung/Übergabe/Rückbau der Clients/Arbeitsplätze
• Logische und/oder physische Trennung der Applikations-, Datenbank- und File-Server
• Austausch und/oder Anpassung von Druckern
• Austausch und /oder Anpassung von Email-Servern (Signaturanpassungen, Weiterleitungen)
• Einrichtung von gesicherten Kanälen für die Datenübertragung an den Käufer
• Vorbereitung eines Parallelbetriebs während der Übergangsphase («TSA-Phase»)
• Ggf. Unterstützung der Käufer-IT beim Aufbau der Zielinfrastruktur

Folgende Kernaufgaben müssen typischerweise im Bereich IT Applikationen erledigt werden:

• Identifikation und Analyse der für den abzuspaltenden Unternehmensbereich relevanten Applikationen
• Trennung bzw. Anpassung von Berechtigungen auf bisher gemeinsam genutzten, partiell lokal verwalteten, Anwendungen
• Trennung von ERP/SAP-Systemen inkl. Stamm- und Bewegungsdaten
• Anpassung von Schnittstellen
• Vorbereitung und Durchführung von zeitkritischen Datenextraktionen und -transfers an die Käuferschaft
• Anpassung von Formularen – ggf. inkl. Rebranding
• Ggf. Unterstützung der Käufer-IT beim Aufbau der Applikationslandschaft

Erfolgsfaktoren IT Carve-out

Folgende 5 Faktoren erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Carve-outs:

1. Nutzerfokus
   Wie in jedem IT-Projekt sollten auch in einem Carve-out die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden – inkl. der Mitarbeitenden/Nutzer – im Zentrum stehen. Nur so kann sichergestellt werden, dass der abzuspaltende Unternehmensteil auch aus IT-Sicht nachhaltig aufgestellt und die Trennung erfolgreich ist.
2. Transparenz und Informationsfluss
   Die betroffenen Mitarbeitenden sowie die anderen Teilprojekte des Carve-outs sollten jederzeit wissen, was läuft und was geplant ist, um Unsicherheiten maximal möglich zu reduzieren und Abhängigkeiten ans Licht zu bringen.
3. Frühzeitige IT-Einbindung
   Die IT sollte bereits in den Vertragsverhandlungen eingebunden werden, um nachträgliche Überraschungen bezüglich IT Kosten zu vermeiden und um der IT eine optimale Vorbereitung für den Carve-out zu ermöglichen.
4. Klare Projektplanung & regelmässiges Reporting
   Arbeitspakete, Meilensteine, Rollen und Verantwortungen sind klar zu definieren. Der Status ist regelmässig zu reporten.
5. Enge Abstimmung
   Die IT des Käufers und des Verkäufers sollten sich entlang des gesamten Projekts eng abstimmen. Nur so kann Klarheit bezüglich Ausgangslage, Zielbild und weiteren Fragestellungen geschaffen werden.

aucoma SUSTAINABLE CONSULTING unterstützt Sie optimal in technischen und betriebswirtschaftlichen Belangen von Carve-outs. Unsere Expertise gründet auf zahlreichen, erfolgreich geführten Carve-outs im Erfahrungsschatz unserer Consultants.

Bei Interesse erfahren Sie mehr über das Vorgehen in einem IT Carve-out in unserem zweiten Beitrag.

Quellen
Leimeister, S.; Leimeister, J. M. & Krcmar, H. (2008): Erfolgsfaktoren für die systematische Durchführung von IT Carve Outs – Eine explorative Untersuchung.
In: Proceedings of Multikonferenz Wirtschaftsinformatik (MKWI), München.

Der Beitrag IT Carve-outs – Herausforderungen & Erfolgsfaktoren erschien zuerst auf aucoma.