Unser Kunde sah sich mit mehren Herausforderungen konfrontiert:

• Die Aufteilung des Unternehmens in mehrere Bestandteile lag nicht einmal 1 Jahr zurück
• Eine neue Aufbauorganisation ist gerade erst implementiert worden
• Das anstehende SAP S/4 HANA-Programm sollte nicht nur zwei seit mehr als 20 Jahren im Einsatz stehenden, unabhängigen SAP R/3 Umgebungen ablösen, sondern gleichzeitig neu definierte, harmonisierter Best Practice Prozesse einführen
• Die Umsetzung auf der SAP S4/HANA Plattform sollte „SAP Best Practice“ folgen
• Der umfassend, systemtechnisch integrativ verbundene Hauptkunde unseres Kunden durfte durch das Projekt in seinen Prozessen und Systemen nicht beeinträchtigt werden – dies hauptsächlich deswegen, weil er selbst, mit nur kurzer Verzögerung, eine Komplettumstellung auf SAP S/4HANA durchführen wollte

Zielsetzung

Ziel des Programms war die Schaffung einer standardisierten Umgebung auf Basis von SAP S/4HANA, welche die gesamte Wertschöpfungskette unseres Kunden mit harmonisierten Prozessen abdecken sollte.
Für die Umsetzung des Programms wurden initial strategische Leitsätze formuliert, zu welchen sich alle massgeblichen Stakeholder verpflichteten:

• Wir nutzen den SAP Standard
• Wir harmonisieren die Prozesse
• Wir optimieren die Wertschöpfungskette
• Wir nutzen agile Methoden und sind offen für Wandel
• Wir etappieren und priorisieren zugunsten der Zielerreichung
• Wir nutzen unsere Daten aus einer Quelle in der richtigen Qualität

Auftrag & Rollen aucoma

aucoma führte über den gesamten Zyklus des Programms das Einführungsmanagement.
Der Globalauftrag des Einführungsmanagements bestand darin, die definierten und technisch eingerichteten Lösungen so im Unternehmen, in der Organisation, zu implementieren, dass diese ab dem Zeitpunkt des GoLive – hier als BigBang  ausgeführt – vorbereitet und geschult ihren Auftrag aus- resp. weiterführen kann. Das Einführungsmanagement war entsprechend zentraler Part des Change Managements im Programm.

Im Weiteren bekleidete aucoma für die Bereiche „Management & Support Prozesse“ sowie für den Kernbereich „MRO – Maintenance Repair Overhaul“ die Rolle des Scrum Master im SAP S/4 HANA-Kontext.

aucoma war in seinen Rollen und den damit verbundenen Verantwortlichkeiten unmittelbar für ein funktionierendes, ziel- und wertorientiertes Projektmanagement sowie als Leistungsträger in der gewählten SAFe-Methodik für Um- sowie Durchsetzung der Vorgehensweise zuständig.

Leistungen aucoma

Leistungen von aucoma als Einführungsmanager im SAP S/4 HANA-Kontext:

• Leitung & Koordination der Einführung im Business
• Management der Keyuser
• Kommunikation
• Organisation der Enduser-Schulungen
• Planung und Steuerung GoLive

Leistungen von aucoma als Scrum Master im SAP S/4 HANA-Kontext:

• Leadership in der Führung der agilen Teams MRO, Q-Pliance (Quality & Trade Compliance), Finance sowie Analytics & Reporting
• Planung der Aktivitäten im agilen Rhythmus mit 14-tägigen Sprints und 12-wöchigen Inkrementen
• Durchführung der täglichen und der Sprint-bezogenen Rituale
• Unterstützung der Product Owners in der Erarbeitung der User Stories
• Zielerreichung in den Sprints und in den Inkrementen
• Tracking und Tracing sämtlicher geplanter – und vieler zusätzlicher – Aufgaben in und mit den betreuten Teams

Leistungen von aucoma als Methodencoach:

• Nachhaltige Durchsetzung der agilen Vorgehensweise in den betreuten Teams
• Entsprechend durchgängige Nutzung der vorgesehenen Lösungen, insbesondere Jira und Confluence
• Fortwährende Betreuung und Unterstützung in der Erstellung und Beschreibung von User Stories und weiterer Artefakte
• Vermittlung der Methodik an alle neuen oder ersetzten Projektmitarbeitenden
• Austausch in den entsprechenden Communities, u.a. im Scrum of Scrum mit Ziel Optimierung

Leistungen von aucoma als Schulungsmanager:

• Erstellung des Schulungskonzepts für Keyuser und Endbenutzer
• Planung der Schulung auf Basis des Schulungskonzepts für rund 2000 Endbenutzer
• Konzeptionelle Lösung für die Zuordnung von Schulungen auf Mitarbeitende basierend auf zugewiesenen neuen Business Rollen
• Konzeption von Schulungen über die eingesetzten Typen WBT (Web-based Training), virtuelle Klassenräume als online-Kurse mit Trainer, vor-Ort Schulungen am Arbeitsplatz für Einheiten mit Spezialinfrastruktur sowie physische Klassenräume
• Betreuung der Vorbereitung von Schulungsunterlagen auf Basis von SAP Enable Now
• Gesamtverantwortung für die Durchführung der Schulungen inkl. Schulungsnachweis für die Teilnehmenden – über die LMS (Learning Management System) Lösung 

Leistungen von aucoma als Change Manager / Change Agent / Multiplikator / Motivator:

• Mitarbeit in der Gesamtkonzeption des Change Managements im Programm
• Initiant des Kiosk Konzepts – welches letztlich in zwei Iterationen an allen Standorten durchgeführt werden konnte
• Kernteam-Mitglied in der Erarbeitung des Change Konzepts als Basis für die wirksame Umsetzung des Programms – Mission, Vision, Werte sowie Verhaltensweisen im Programm
• Organisation, Vorbereitung und Durchführung von geografisch verteilten Change Management Events mit bisweilen mehr als 50 über Standorte verteilten Teilnehmenden

Leistungen von aucoma als Cutover-Manager:

• Gesamtverantwortung für den Cutover in den Ausprägungen „technischer Cutover“, „Cutover-Aktivitäten mit Auswirkung auf den Geschäftsverlauf und die Geschäftspartner“ sowie als Drittes „BCM – Business Continuity Management“ in der Übergangsphase mit entsprechenden planerischen Eventualitäten
• Koordination der Verantwortlichen in den 3 Cutover-Streams
• Verantwortung für inhaltliche Kommunikation als Bindeglied zu Corporate Communications

Leistungen von aucoma als Keyuser Manager:

• Koordination der Keyuser in enger Abstimmung mit den Lead-Keyusern
• Konzeption zum Aufbau einer nachhaltig erfolgreichen, übergreifenden Keyuser-Organisation als Bindeglied von Endbenutzer zum IT-seitigen SAP Application Management

Wertebeitrag aucoma

Während der Programmlaufzeit konnte aucoma folgenden Wertbeitrag leisten:

• Konzeptionell im Schulungssetup und in der Schulungsplanung
• Organisatorisch in der Schulungsvorbereitung und -durchführung
• Konzeptionell im Setup und der Gestaltung des organisatorischen Change Managements
• Methodisch in der Implementation der agilen Vorgehensweise nach SAFe in den zentralen Teams MRO, Finance, Trade Compliance, Quality sowie Analytics & Reporting
• Methodisch mit Requirements Engineering als Scrum Master im Bereich MRO
• Leadership im Setup und der nachhaltigen Nutzung der Lösungen Jira, Confluence, den Microsoft Collaboration Lösungen sowie im Rahmen des Stakeholdermanagements der Einsatz einer Hub- and Spoke-Lösung verteilt über die 5 grössten Standorte des Kunden
• Unermüdlicher Einsatz als Motivatoren und positiv beeinflussende Multiplikatoren über „Walk-the-talk“ Verhaltensweisen – insbesondere auch in der konsequenten Befolgung des agilen Manifests und seinen Prinzipien

Stehen Sie auch vor einer Systemeinführung oder sind Sie bereits mittendrin?
Dann zögern Sie nicht uns für einen Erfahrungsaustausch zu kontaktieren.

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Der Kunde in der Bauindustrie war damit konfrontiert, dass sein ERP-System (MS Dynamics AX), welches on-premise gehostet (nachfolgend on-prem genannt) wurde, sich dem Ende seines Lebenszyklus rapide näherte. Parallel zum ERP-System stand ein CRM-System im Einsatz, welches zwar bereits in die Cloud überführt wurde, jedoch prozesstechnisch nicht sauber in das ERP-System integriert war.

Zielsetzung

Zielsetzung des Kunden war, sein veraltetes on-prem ERP-System (MS Dynamics AX), im Greenfield-Approach durch ein modernes, cloud-basiertes MS Dynamics F&SCM-ERP-System abzulösen, und durch die parallele Einführung einer neuen Version des MS Dynamics-basierten CRM Systems sicherzustellen, dass ERP und CRM mit Hilfe der DualWrite-Technologie von Microsoft einwandfrei ineinander integriert sind.

Auftrag & Rollen aucoma

Vorbereitend auf die Einführung des MS Dynamics 365 (D365)-basierten CRM-Systems hat die aucoma die Verantwortung über folgende Arbeitspakete übernommen:

• Aufnahme und Analyse aller CRM-relevanten Geschäftsvorfälle und Ist-Prozesse
• Entwicklung von auf das Zielsystem abgestimmten Soll-Prozessen
• Ableitung von Anforderungen (in Form von User Stories)
• Leitung eines Projektteams bestehend aus internen und externen Mitarbeitern aus IT und Fachbereich

Vorgehen & Lieferobjekte aucoma

In Zusammenarbeit mit Vertretern der wichtigsten Rollen in den Bereichen Verkauf, Montage und After-Sales-Service hat aucoma auf Basis mehrerer selbst orchestrierter Workshops eine umfangreiche Dokumentation aller dazugehörigen Geschäftsvorfälle und Geschäftsprozesse erstellt.

Diese Dokumentation beinhaltete neben den Prozessschritten jeweils auch die beteiligten Rollen, benötigte Inputs, genutzte Ist-Systeme und stellte den Output jedes Prozesses klar verständlich dar.

Im Rahmen der Aufnahme der Ist-Prozesse konnten früh einige Verbesserungspotentiale identifiziert werden, welche in die Soll-Prozess-Entwicklung einfliessen sollten.

Neben diesen Potentialen waren bei der Soll-Prozess-Entwicklung die Berücksichtigung von Best Practices einerseits und der Anspruch, in Zukunft möglichst auf Medienbrüche zu verzichten andererseits von elementarer Bedeutung. Eine besondere Herausforderung stellte zudem die angestrebte enge Verzahnung der CRM- und ERP-Systeme über die Schnittstellentechnologie DualWrite dar, welche die beiden Systeme de facto zu einem System machte.

Auf Basis der Soll-Prozesse, sowie der im Rahmen der Entwicklung geführten Diskussionen, hat aucoma gemeinsam mit den Product Ownern und den technischen Experten die Anforderungen an das zukünftige CRM-System in Form von User Stories in Azure DevOps dokumentiert und mit Akzeptanzkriterien angereichert.

Was sich von einer guten Prozessdokumentation ableiten lässt
> Welche Anforderungen technische Lösungen erfüllen müssen.
> Wo bestehende Arbeitsweisen angepasst werden sollten.
> Welche Schulungen notwendig sind, um Mitarbeiter auf die neuen Abläufe vorzubereiten.
> Wer welche Berechtigungen benötigt.

Oft wird bei der Analyse von Ist-Prozessen sichtbar, wie unterschiedlich Unternehmensbereiche – z. B. verschiedene Standorte – arbeiten. Solche Erkenntnisse sind eine Chance, Prozesse zu harmonisieren und Synergien zu schaffen.
Ausserdem fallen ineffiziente Arbeitsabläufe (z. Bsp. durch das Ausdrucken eines Formulars durch die eine und das nachträgliche Einscannen desselben Formulars durch eine andere Abteilung) sofort auf und können optimiert werden.

Wertebeitrag aucoma

aucoma konnte auf Kundenseite folgenden Mehrwert erzielen:

• Schaffung von Transparenz in der Ausgangslage der geplanten Projekte
• Identifikation von Harmonisierungsbedarf in der Arbeitsweise verschiedener Standorte
• Sicherstellung der Vollständigkeit in der Prozessanalyse durch vorgängige Aufnahme der Geschäftsvorfälle mit dem Management
• Effiziente, zielgerichtete Erarbeitung wichtiger und für den Projekterfolg entscheidender Grundlagen in enger Zusammenarbeit mit kundenseitigen Experten
• Sicherstellung der technischen Realisierbarkeit der Soll-Prozesse und damit zusammenhängenden Anforderungen durch Einbindung und Führung technischer Experten
• Orchestrierung inkl. Moderation von Meetings und Workshop – und dabei Bildung einer wichtigen Brücke zwischen Business, IT und Management

Möchten Sie auch eine saubere Basis für Ihre digitale Transformation schaffen?
Dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren um gemeinsam mögliche Ansätze zu besprechen.

Der Beitrag Prozessanalyse und -optimierung im MS Dynamics-Kontext in einem Europaweit tätigen Unternehmen aus der Baubranche erschien zuerst auf aucoma.